sábado, 18 de junho de 2011

Como melhorar a comunicação entre a Equipe Gestora?


Como vai diretor!
Quando falamos em Equipe Gestora, nos referimos a todo que a compõe: Diretor, Vice-diretor, Supervisores e Secretário. O Diretor, certamente é quem detém a maior responsabilidade. E os outros membros da equipe, não tem tanta responsabilidade? Claro que eles têm e muita! Refiro-me ao diretor porque é ele quem delega os afazeres aos outros membros da equipe. Se, por acaso não o sabe fazê-lo, sua gestão pode fracassar. Ele sozinho é incapaz de resolver tantos problemas.
Neste artigo quero me deter a um item que é primordial para se alcançar sucesso ao dirigir uma escola. A “comunicação” eficiente. Obter sucesso utilizando a comunicação é fácil. Oriente sua equipe a preencher corretamente os instrumentos a seguir para que a comunicação não falhe. Desta forma, quem assumir a escola naquele  momento saberá o que aconteceu através do Livro de Ocorrências(Livro Ata  100 folhas) e Agenda. Não tem nada mais desagradável que ir à escola do nosso filho, no horário em somos liberados do nosso trabalho  e o responsável pela direção não saber o que aconteceu e, o pior, não resolver o nosso problema. Parece mentira, mais essa situação é muito comum nas escolas públicas, infelizmente.  
Enfim, se,  todos os membros da equipe tiver ciência de tudo que acontece na escola, através das conversas diárias e das anotações nas ocorrências e nas agendas,  não terão problema na comunicação. Todas as pessoas que trabalharem na escola ou a  procurarem, sairão satisfeitos e bem atendidos.

A seguir estou listando alguns instrumentos essenciais para que não haja falha na comunicação entre equipe e funcionários

Primeiro: Todos os membros da direção devem se comunicar entre si constantemente. Como? Todo bom diretor tem UMA AGENDA única, utilizada por todos os membros e deverá ficar em cima da mesa do Supervisor Administrativo, onde todos os membros são responsáveis por anotar eventos como: faltas de professor naquele dia, abonos agendados, abonos do TRE, liberação de coordenação, solicitação de troca de horários ( diretor lerá e se posicionará se permitirá ou não) e escreverá a resposta para ser comunicada ao solicitante. Nesta agenda deverão ser anotados os recados recebidos com os detalhes necessários como: nome, telefone fixo e celular, e-mail e a mensagem,  para ser repassada fidedignamente ao diretor ou a outro membro da equipe. Atenção: se a mensagem for urgente contactar o membro imediatamente no celular para que as providências sejam tomadas com a maior brevidade possível. Equipe eficiente não protela para resolver problemas. Devemos nos lembrar que a escola é dinâmica e que todos os dias temos problemas a resolver, se protelarmos nas respostas e na prontidão dos documentos, certamente perderemos prazos para entrega. Quer ser uma Equipe mal vista na sua Regional de Ensino? Atrase a entrega dos documentos.

Segundo :  Todo bom diretor tem  UM LIVRO DE OCORRENCIAS DIÁRIAS. Para que serve? Se na agenda os membros escrevem as solicitações dos servidores, recados e etc,  no livro escreve-se os fatos. É como se fosse um diário, só que utilizado pelo grupo gestor. Neste livro colocamos a data inicialmente, e o que de fato aconteceu naquele dia, como: 1- Como foi o início do turno, se teve problemas, quais foram; 2- Nomes dos servidores que de fato estão de abono ou de TRE, nomes dos servidores que faltaram sem avisar; 3- Alguma reclamação de algum pai/mãe; 4- alguma solicitação de algum servidor com relação a material inexistente na escola; 5- Atendimento a algum aluno por indisciplina com nome e turma e os fatos deverão ser relatados com riqueza máxima de detalhes, se foi suspenso, qual o motivo, se só foi advertido,  6- atendimento a algum aluno que tenha passado mal e todas as providencias tomadas pelo membro que o atendeu; 7-alguma reclamação de sala com limpeza precária; 8- reclamação quanto ao lanche de algum aluno ou professor; 9- Nome de aluno que  precisou ir para casa mais cedo, quem veio buscá-lo (só liberar com o pai ou com a mãe ou irmã e irmão maior de idade, nunca libere com vizinhos e amigos, nunca se sabe a intenção do próximo) e o motivo que levou a família a vir buscá-lo ; 10-qualquer coisa que  fugir a normalidade deve ser relatada com detalhes por quem for responsável pela escola naquele momento.

Terceiro: Todo bom diretor tem  UM QUADRO BRANCO EM SUA SALA para serem anotadas as ausências diárias dos funcionários e aqueles lembretes dos quais não se deve e não se pode esquecer. Solicite aos funcionários da limpeza e da portaria para o consultarem diariamente, assim que assumirem seu turno de trabalho. Assim podem dar informações mais precisas ao público. Anexe a este quadro o horário da Equipe gestora, a escala dos vigias, escala de servidores e salas que são responsáveis pela limpeza,  cronograma de recreio, recreações, sala de vídeo, bem como todas os outros cronogramas que tenham horários específicos para cada sala.

Quarto: Todo bom diretor tem  UM QUADRO PRESTAÇÃO DE CONTAS NA ENTRADA DA ESCOLA onde serão afixadas as contas mensais, tanto as receitas como as despesas.

Quinto: Todo bom diretor tem  UM QUADRO  DE AVISOS  na entrada da escola para fixar as datas dos eventos, cardápio de lanche, etc.

Sexto: Todo bom diretor deve organizar uma pasta  COM CURSOS PARA PROFESSORES E SERVIDORES  , deixá-la de fácil para que possam consultá-la. Não esquecendo que,  quando  tiver cursos novos coloque um aviso lá no quadro de avisos para chamar a atenção.

Espero ter sido útil nestas colocações. Tenho dado algumas consultorias de Gestão Escolar Eficiente e os gestores têm apreciado e colocado em prática e o melhor, tem obtido sucesso. Seja você também um gestor de sucesso!
Deoclides Carvalho
Em 18 de junho de 2011.

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Professora Deoclides Carvalho